Secrétaire d’Accueil – Marseille H/F

Marseille, France
CDC Habitat
Dans le cadre d’un remplacement longue malade pour une durée d’un mois, elle/il assurera ses responsabilités au sein de l’Agence de Marseille.
Placé(e) sous l’autorité du Responsable d’Agence, elle/il est son assistant(e) dans l’exercice de ses fonctions de gestion administrative de l’Agence.
Le cadre dans lequel s’exerceront ses responsabilités, est le suivant :
Accueil :
 Organisation de l’accueil physique des visiteurs (affichage des horaires d’ouverture, mise à jour de l’annonce du répondeur)
Accueil, orientation et renseignements à la clientèle :
 Prise de rendez-vous pour le Responsable d’Agence
 Rédaction et transmission des messages par mail
 Aide à la mise sous pli
 Gestion du numéro unique (saisie, rapatriement du fichier, envoi et intégration…)
 Envois recommandés en nombre
Accueil téléphonique :
 Orientation clientèle vers le collaborateur concerné
 Vérifier quotidiennement la boite aux lettres NLP accueil et transférer les mains courantes vers les collaborateurs concernés
 Traitement des demandes courantes (utilisation IKOS)
Courrier :
 Tri et distribution de courrier « arrivée »
 Traitement du courrier départ (mise sous pli et affranchissement)
 Expédition du courrier aux Responsables Locaux
 Gestion de la machine à affranchir
 Enregistrement des courriers de réclamation des locataires
Secrétariat :
 Frappe du courrier, photocopies correspondantes et classement
 Gestion du chrono (courrier)
 Rédaction des comptes rendus de réunions d’agence
 Suivi des absences et des congés ainsi que de leur solde (tableau)
 Gestion de la badgeuse (édition – saisie informatique – envoi – copie – classement)
 Gestion des commandes de fournitures et petit matériel de bureau et gestion des budgets correspondants
 Maintenance du matériel de bureau (machine à affranchir – photocopieur – imprimantes – entretien climatisation)
 Secrétariat de la CAL, convocation, statistiques et décisions.
 Gestion des épaves.
Charte Qualité :
 Suivi des réclamations clients et relance du personnel si besoin.
 Suivi des réponses aux locataires dans les délais.

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Secrétaire d’Accueil – Marseille H/F

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